Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Personen

Gemeinsam verantwortlich für die hier beschriebenen Datenbearbeitungen sind:

Die gleiche E-Mail-Adresse gilt für Datenschutz- und Sicherheitsanfragen.

2. Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für die öffentliche FibuAgent-Webseite, Kontaktanfragen und – nach produktiver Freischaltung – die FibuAgent-Software. Das Angebot richtet sich an Geschäftskunden in der Schweiz.

Bearbeitet ein Treuhandbüro Daten seiner Mandanten mit FibuAgent, handelt FibuAgent im vereinbarten Umfang als Auftragsbearbeiter. Einzelheiten werden im Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) geregelt.

3. Welche Daten wir bearbeiten

• Webseiten- und Protokolldaten: IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite, Browser- und Geräteinformationen sowie technische Fehler- und Sicherheitsdaten.
• Kontaktangaben: Name, Treuhandbüro, geschäftliche E-Mail-Adresse, freiwillige Telefonnummer und Nachricht.
• Konto- und Nutzungsdaten: Benutzerkonto, Rolle, zugewiesene Mandate, Anmelde- und Sicherheitsereignisse sowie Freigaben und Änderungen.
• Beleg-, Bank- und Buchhaltungsdaten: Rechnungen, Belegbilder, Lieferanten, Kunden, Beträge, IBAN- und Zahlungsdaten, Bankdaten und Kontoauszüge, MWST-Angaben, Kontierungsvorschläge und Freigabeprotokolle.
• Mitarbeitenden- und Lohndaten: insbesondere Stamm-, Lohn-, AHV-, ALV-, UVG-, KTG-, BVG-, Sozialversicherungs- und Quellensteuerdaten, soweit entsprechende Funktionen genutzt werden.

4. Herkunft und Zwecke

Die Daten erhalten wir direkt von Interessenten und Kunden, von deren berechtigten Benutzern oder – bei Mandantendaten – durch das beauftragende Treuhandbüro. Wir bearbeiten sie, um die Webseite bereitzustellen, Kontaktanfragen zu beantworten, Benutzerkonten und Zugriffe zu verwalten, die gewählten Softwarefunktionen zu erbringen, Vorschläge zur Buchhaltung zu erstellen, menschliche Freigaben zu protokollieren, Missbrauch zu verhindern und gesetzliche Pflichten zu erfüllen.

FibuAgent trifft keine endgültige Buchungs- oder Freigabeentscheidung ohne einen berechtigten Menschen. Unsichere oder unvollständige Angaben werden zur Prüfung vorgelegt.

5. Aktuell eingesetzte Dienstleister im Testbetrieb

Passwörter werden ausschliesslich als starke Einweg-Hashes gespeichert. Geheimnisse für die Zwei-Faktor-Authentifizierung werden verschlüsselt gespeichert; Wiederherstellungscodes nur als Hash. FibuAgent speichert keine Passwörter im Klartext.

Je nach Anbieter können technische oder geschäftliche Daten auch ausserhalb der Schweiz bearbeitet werden. Vor dem ersten produktiven Kundenvertrag werden die konkreten Standorte, Verträge und nötigen Garantien für Auslandübermittlungen verbindlich dokumentiert.

6. Aufbewahrung und Löschung

• Kontaktanfragen: grundsätzlich zwölf Monate nach Abschluss der Anfrage.
• Technische Zugriffs- und Sicherheitsprotokolle: grundsätzlich 30 Tage, soweit keine längere Aufbewahrung zur Untersuchung eines Sicherheitsereignisses erforderlich ist.
• Auftragsdaten nach Vertragsende: 30 Tage für den Export verfügbar; anschließend Löschung aus den aktiven Systemen.
• Sicherungskopien: gelöschte Auftragsdaten werden innerhalb weiterer 30 Tage aus den regulären Sicherungen entfernt oder überschrieben.
• Vertrags- und Geschäftsdaten: solange dies zur Vertragsabwicklung oder aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich ist.

7. Datensicherheit

Der Softwarezugang wird serverseitig geschützt. Dazu gehören persönliche Benutzerkonten, sichere Sitzungen, verpflichtende Zwei-Faktor-Authentifizierung nach Einführungsfrist, automatische Sperren nach wiederholten Fehlversuchen und ein einmal nutzbarer, zeitlich begrenzter Passwort-Reset.

Mandantentrennung, rollenbasierte Berechtigungen, Transportverschlüsselung, verschlüsselte Anwendungsgeheimnisse, protokollierte Freigaben, Sicherungen, Wiederherstellungsabläufe und geregelte Export- und Löschprozesse sind technisch umgesetzt. Vor produktiven Kundendaten müssen insbesondere der Schweizer Produktionsserver, externe Alarmierung und die organisatorische Abnahme nachweisbar abgeschlossen sein.

Festgestellte Sicherheitsvorfälle werden intern unverzüglich bearbeitet. Soweit FibuAgent als Auftragsbearbeiter handelt, wird der betroffene Auftraggeber möglichst sofort, spätestens innerhalb von 24 Stunden nach Bekanntwerden informiert.

8. Ihre Rechte

Betroffene Personen können nach dem anwendbaren Datenschutzrecht insbesondere Auskunft, Berichtigung, Herausgabe oder Übertragung ihrer Daten sowie – soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht – Löschung verlangen. Anfragen können an info@fibuagent.ch gerichtet werden.

Daneben besteht die Möglichkeit, sich an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) zu wenden.

9. Cookies und Reichweitenmessung

Die FibuAgent-Software verwendet ein technisch notwendiges, HTTP-only gesichertes Sitzungscookie für Anmeldung und Abmeldung. Die öffentliche Webseite verwendet derzeit keine Analyse- oder Marketingdienste.

Vor dem Einsatz zusätzlicher Analyse-, Marketing- oder Einbindungsdienste wird diese Erklärung aktualisiert und, soweit erforderlich, eine Einwilligung eingeholt.

10. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich Funktionen, Dienstleister oder die Rechtslage ändern. Massgeblich ist die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.