Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Personen

Gemeinsam verantwortlich für die hier beschriebenen Datenbearbeitungen sind:

Die gleiche E-Mail-Adresse gilt für Datenschutz- und Sicherheitsanfragen.

2. Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für die öffentliche FibuAgent-Webseite, Kontaktanfragen und – nach produktiver Freischaltung – die FibuAgent-Software. Das Angebot richtet sich an Geschäftskunden in der Schweiz.

Bearbeitet ein Treuhandbüro Daten seiner Mandanten mit FibuAgent, handelt FibuAgent im vereinbarten Umfang als Auftragsbearbeiter. Einzelheiten werden im Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) geregelt.

3. Welche Daten wir bearbeiten

• Webseiten- und Protokolldaten: IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite, Browser- und Geräteinformationen sowie technische Fehler- und Sicherheitsdaten.
• Kontaktangaben: Name, Treuhandbüro, geschäftliche E-Mail-Adresse, freiwillige Telefonnummer und Nachricht.
• Konto- und Nutzungsdaten: Benutzerkonto, Rolle, zugewiesene Mandate, Anmelde- und Sicherheitsereignisse sowie Freigaben und Änderungen.
• Beleg-, Bank- und Buchhaltungsdaten: Rechnungen, Belegbilder, Lieferanten, Kunden, Beträge, IBAN- und Zahlungsdaten, Bankdaten und Kontoauszüge, MWST-Angaben, Kontierungsvorschläge und Freigabeprotokolle.
• Mitarbeitenden- und Lohndaten: insbesondere Stamm-, Lohn-, AHV-, ALV-, UVG-, KTG-, BVG-, Sozialversicherungs- und Quellensteuerdaten, soweit entsprechende Funktionen genutzt werden.

4. Herkunft und Zwecke

Die Daten erhalten wir direkt von Interessenten und Kunden, von deren berechtigten Benutzern oder – bei Mandantendaten – durch das beauftragende Treuhandbüro. Wir bearbeiten sie, um die Webseite bereitzustellen, Kontaktanfragen zu beantworten, Benutzerkonten und Zugriffe zu verwalten, die gewählten Softwarefunktionen zu erbringen, Vorschläge zur Buchhaltung zu erstellen, menschliche Freigaben zu protokollieren, Missbrauch zu verhindern und gesetzliche Pflichten zu erfüllen.

FibuAgent trifft keine endgültige Buchungs- oder Freigabeentscheidung ohne einen berechtigten Menschen. Unsichere oder unvollständige Angaben werden zur Prüfung vorgelegt.

5. Aktuell eingesetzte Dienstleister

Bei der Anmeldung verarbeitet Clerk insbesondere E-Mail-Adresse, Authentifizierungsmerkmale, Geräte-, IP-, Sitzungs- und Sicherheitsdaten. Passwörter und zweite Faktoren werden durch Clerk verarbeitet; FibuAgent erhält keinen Klartext des Passworts.

Diese Anbieter können Daten im Rahmen ihrer vertraglichen Leistungen auch in den USA oder an weiteren vertraglich ausgewiesenen Standorten bearbeiten. Soweit erforderlich, werden geeignete vertragliche Garantien für Auslandübermittlungen vereinbart.

Für die geplante Software ist Supabase als Datenbank- beziehungsweise Speicherlösung vorgesehen. Region, konkrete Nutzung und Vertragsgrundlagen werden vor der ersten produktiven Verarbeitung festgelegt. Ein KI-Anbieter ist noch nicht bestimmt; Anthropic wird derzeit nicht als verbindlich eingesetzter Unterauftragsbearbeiter ausgewiesen.

6. Aufbewahrung und Löschung

• Kontaktanfragen: grundsätzlich zwölf Monate nach Abschluss der Anfrage.
• Technische Zugriffs- und Sicherheitsprotokolle: grundsätzlich 30 Tage, soweit keine längere Aufbewahrung zur Untersuchung eines Sicherheitsereignisses erforderlich ist.
• Auftragsdaten nach Vertragsende: 30 Tage für den Export verfügbar; anschließend Löschung aus den aktiven Systemen.
• Sicherungskopien: gelöschte Auftragsdaten werden innerhalb weiterer 30 Tage aus den regulären Sicherungen entfernt oder überschrieben.
• Vertrags- und Geschäftsdaten: solange dies zur Vertragsabwicklung oder aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich ist.

7. Datensicherheit

Der Softwarezugang wird serverseitig geschützt. Dazu gehören persönliche Benutzerkonten, sichere Sitzungen, Gerätevertrauen, automatische Kontosperren nach wiederholten Fehlversuchen, Angriffserkennung sowie Sicherheitsrichtlinien im Auslieferungsnetzwerk. Zwei-Faktor-Authentifizierung wird vor der Freigabe produktiver Benutzerkonten aktiviert, sobald der dafür erforderliche Produktivtarif freigeschaltet ist.

Vor der produktiven Verarbeitung von Buchhaltungs- und Mandantendaten werden zusätzlich Mandantentrennung, rollenbasierte Berechtigungen, Transport- und Speicherverschlüsselung, protokollierte Freigaben, Sicherungen, Wiederherstellungsabläufe und geregelte Löschprozesse verbindlich umgesetzt und dokumentiert.

Festgestellte Sicherheitsvorfälle werden intern unverzüglich bearbeitet. Soweit FibuAgent als Auftragsbearbeiter handelt, wird der betroffene Auftraggeber möglichst sofort, spätestens innerhalb von 24 Stunden nach Bekanntwerden informiert.

8. Ihre Rechte

Betroffene Personen können nach dem anwendbaren Datenschutzrecht insbesondere Auskunft, Berichtigung, Herausgabe oder Übertragung ihrer Daten sowie – soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht – Löschung verlangen. Anfragen können an info@fibuagent.ch gerichtet werden.

Daneben besteht die Möglichkeit, sich an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) zu wenden.

9. Cookies und Reichweitenmessung

FibuAgent und Clerk verwenden technisch notwendige Cookies beziehungsweise vergleichbare Speichertechniken, um sichere Anmeldungen, Sitzungen, Angriffsschutz und Abmeldungen zu ermöglichen. Diese Funktionen sind für den geschützten Softwarezugang erforderlich.

Die Webseite verwendet derzeit keine Analyse- oder Marketingdienste. Vor dem Einsatz zusätzlicher Analyse-, Marketing- oder Einbindungsdienste wird diese Erklärung aktualisiert und, soweit erforderlich, eine Einwilligung eingeholt.

10. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich Funktionen, Dienstleister oder die Rechtslage ändern. Massgeblich ist die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.